Čím je pro novináře článek, pro spisovatele povídka, pro malíře obraz, tím je pro účetního účetní záznam. Není to jen úkon v účetnictví, jsou to veškeré skutečnosti, které se vedení účetnictví týkají . Účetní záznam může mít různé formy- listinnou, technickou nebo smíšenou. Listinný záznam je provedený rukou, psacím strojem, tiskařskými nebo reprografickými technikami, případně tiskárnou jako výstupním zařízením počítače. Technický záznam je elektronický nebo optický, smíšený obsahuje informace v technické formě, ale pro fyzickou osobu je čitelný až tehdy, když je převeden do jiné formy.
Každý účetní záznam musí být průkazný a tím se stává tehdy, když se jeho obsah dá porovnat se skutečností. Například když se porovná dodaný materiál na sklad s příjemkou. Obsah účetního záznamu se dá prokázat také jinými účetními záznamy, například účetním deníkem, v němž jsou zachyceny faktury a pokladní doklady. Uvnitř jedné účetní jednotky je účetní záznam průkazný jen tehdy, když je k němu připojen podpis oprávněné a odpovědné osoby. Neprůkazným je tehdy, když jeho obsah neodpovídá skutečnosti. K listinnému účetnímu záznamu by měl být připojen vlastnoruční podpis oprávněné a odpovědné osoby, k technickému účetnímu záznamu elektronický podpis.
Účetním jednotkám je uložena povinnost vedení účetnictví v rozsahu a způsobem, uvedeným v zákoně o účetnictví. Jestliže správní jednotka svoje povinnosti nerespektuje, mohou být proti ní být uplatněny správní sankce. Účetní jednotky mohou vedením svého účetnictví pověřit i jinou právnickou nebo fyzickou osobu, ale pověřením se nezbavují odpovědnosti za vedení účetnictví. Například u společnosti s ručením omezeným řádné vedení účetnictví zajišťuje jednatel. Výše sankce se vypočítá z aktiv, jejich hodnota se zjistí z účetní uzávěrky. Povinnost vést účetnictví mají všechny právnické osoby, které mají sídlo na území České republiky, zahraniční právnické osoby a jednotky, které na území České republiky podnikají, fyzické osoby, které jsou jako podnikatelé zapsány v obchodním rejstříku, fyzické osoby, které vedou účetnictví na základě svého rozhodnutí a osoby, kterým to ukládá zvláštní právní předpis.