Nezapomínejte na archivaci dokladů

Nezapomínejte na archivaci dokladů

Každá firma za dobu své existence vytvoří nepřeberné množství dokladů a dokumentů ve kterých však i po letech potřebuje mít pořádek. I když by většinu papírů nejraději vyhodila jakmile je využije, zákony ukládají, že některé doklady je třeba archivovat, a to i po dobu třiceti let. Archivují se účetní doklady, kam se řadí účetní závěrka a výroční zpráva, kdy je doba archivace daná na 10 let, u účetních dokladů, knih, přehledů, a dalších účetních záznamů je to potom 5 let. Dále podnikatelé, kteří mají zaměstnance musí archivovat i dokumenty z oblasti personalistiky, stejnopisy evidenčních listů mají lhůtu tři roky, mzdové listy a účetní záznamy o údajích potřebných pro účely důchodového pojištění je to 30 let (u starobního důchodu však pouze 10 let). Podnikatelé – plátci daně z přidané hodnoty archivují daňové doklady na 10 let od konce zdaňovacího období. Seznam je dále ještě podrobnější, každý podnikatel zapsaný do obchodního rejstříku má podle zákona o archivnictví a spisovné službě povinnost archivovat a umožnit výběr z těchto archiválií také u některých dalších dokumentů.

Pokud se v tom ztrácíte a nejste si jistí které doklady na jak dlouho a jak archivovat nebojte se obrátit na některou společnost, která se tímto zabývá. Společnosti disponují archivačním zařízením, vyznají se v zákonech a poskytnou vám hardware i software pro archivaci a přehled v dokumentech. Můžete je archivovat v papírové podobě, stejně jako elektronicky, každá možnost má své výhody i nevýhody u každé si však musíte pohlídat náležitosti pro správnou archivaci. Naskenovat dokument do počítače a tím to považovat a vyřízené opravdu nestačí. Archivované dokumenty musí být vždy čitelné a prokazatelné. U papíru je třeba hlídat blednutí inkoustu, u digitální podoby, zda nové technologie stále podporují uložený formát. Mnohdy ani není na škodu si staré dokumenty digitalizovat a mít vše přehledně na jednom místě. Většinou se však u archivace dokumentů jedná o běh na dlouhou trať a nejlépe vám pomůžou odborníci, kteří se v problematice vyznají.